銷毀檔案的程序和方法

銷毀檔案的程序和方法包括制定方案、實施銷毀、銷毀登記等。

1、制定方案

檔案實施銷毀之前，應當根據鑒定意見書制定檔案銷毀方案，進壹步明確被檔案數據銷毀和載體銷毀的範圍和方式、銷毀工作操作人員、操作時間等，指導檔案銷毀工作。電子檔案銷毀方案制定可以與後續銷毀登記工作結合起來。

2、實施銷毀

實施銷毀是指按照國家關於檔案銷毀的有關規定與程序執行檔案銷毀工作。

3、銷毀登記

檔案銷毀應當形成《電子檔案銷毀登記表》並歸檔保存。電子檔案管理系統應在管理過程元數據、日誌中自動記錄銷毀活動。

銷毀檔案的登記內容

銷毀授權：單位或上級部門批準銷毀電子檔案的文件名、批準時間及簡要說明等。被銷毀電子檔案情況：已銷毀電子檔案的門類、形成年度、保管期限、卷（件）數，檔號範圍，元數據數量，計算機文件格式，總的大小（MB）等。

在線存儲內容銷毀說明：對在線存儲設備（如磁盤陣列）中應銷毀電子檔案及其元數據銷毀情況的說明。包括在線存儲設備類型與型號，電子檔案存儲的相對位置，銷毀方法、銷毀時間、銷毀責任人、銷毀成功與否，元數據移入銷毀數據庫情況等。

異地容災備份內容銷毀說明：對遠程備份系統（容災備份系統）中應銷毀電子檔案及其元數據銷毀情況的說明。包括備份設備類型與生產廠商、型號等，銷毀方法、銷毀時間、銷毀責任人、銷毀成功與否等。如果未實施遠程備份，則無需填寫說明內容。

離線存儲介質銷毀說明：對應銷毀的離線存儲介質情況的說明。包括離線存儲介質的類型、生產廠商、型號、數量，銷毀機構情況，銷毀程序與手續，銷毀方法，銷毀成功與否等。

銷毀起止時間：實施本批次電子檔案及其元數據銷毀活動的開始與結束的年、月、日。

操作者：實施銷毀的操作人姓名、工作部門等。