如果是應屆學生，人事檔案都在本科院校。考生被錄取後，研究生院會給本科學校發調檔函(有的學校把調檔函發給考生，考生自己去本科學校檔案室辦理)。然後，當考生的本科學校收到調檔函後，考生的檔案就會被本科學校送到報考研究生學校的檔案室。
如果是以前的學生，那麽這個考生的檔案可能在人力資源中心或者工作單位。錄取結束後，報考的研究生院壹般會在錄取通知書中給考生帶壹份檔案轉學函。考生可以帶著檔案轉學函到檔案所在單位，然後寄到檔案轉學函上指定的地址。
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