研究生入學前，學校會出具轉學函，轉學函上有郵寄地址、檔案接收人，甚至還有詳細的接收檔案的截止日期。所以收到學校的信，要盡快去檔案保管機構調出。壹般調檔時，本人持本人有效證件和調檔函，或錄取通知書，到檔案機構辦理調檔手續。工作人員將填寫《檔案材料清單》和《檔案移交通知書》，加蓋公章，通過機要通信或特快專遞的方式移交給學校。
以上是研究生轉檔案的具體流程。當然，每個檔案保管機構對調檔的要求會略有不同，可以提前打電話咨詢。