為適應國家人事工作的需要，在校期間應及時收集和整理學生檔案，並不斷充實和完善。畢業時，學生檔案應包含以下材料:在校期間形成的各種違紀材料，如違反校規校紀、違反國家法律等。
在校期間獲得各級獎勵的材料包括三好學生(研究生)、優秀學生(研究生)幹部、優秀團幹部、優秀黨員、優秀團員、優秀畢業生(研究生)等榮譽稱號登記表、各類獎學金登記表及其他獲獎評價證明材料。