壹、不可缺少的三大內容
年度總結不同於平時的工作小結，兩者有聯系，但寫作重點不壹樣。工作小結側重寫平時工作中的經驗、教訓和體會，以及針對經驗教訓采取的辦法；但年度總結不需要這樣寫的，年度總結在敘述某項工作過程及得失時要重點說明個人所起的作用，所擔負的責任。
闡述清楚自己在每項工作中所起的作用，即是起主導作用還是起輔助作用，是起促進作用還是起阻礙作用；是支持同事或部下的工作，還是領導著部下去完成某項工作。只有說清楚個人所起的作用，才能看出述職者與業績的關系，準確地評價述職者的業績。同時，也便於區分在存在的問題和過失中，述職者應負的責任，是負領導責任還是負直接責任。
壹般來說，年度總結可分三大部分，字數以1800字為宜，如需發言，以20分鐘較合適。
1.標題、擡頭和緒言。緒言是年度總結的開場白。在這裏應交待清楚妳的身份和職責，主要說明所分管的工作、崗位職責和工作目標。
2.主要業績。這是年度總結的重要部分。主要內容是履行崗位職責情況、工作目標完成情況、突出業績及自我評價等。通俗地說，就是寫妳做了哪些工作，是怎樣去做的；取得了哪些成績，其效益如何；從質和量兩方面進行自我評價。
3.問題和改進措施。在這部分主要講述在履行職責中的問題和責任，以及今後改進的具體方法。註意敘述時不要談空話，要切合實際，壹個問題壹個問題地分別敘述，不能籠統地混在壹起分不清主次，措施辦法要有可操作性。
總之，正文壹般采取夾敘夾議的方法，以敘述為主，把自己做過的工作實績寫出來，並對具體績效做出評述，而對整個項目的成功得失不要去做超越自己職責的論斷。
二、PPT版式效果更好
如有可能，可以用PPT版式代替傳統的WORD文檔。這是因為，PPT版式可以添加壹些圖表、鏈接，令述職者更直觀地展示自己的工作業績，也便於大家在總結會上相互交流。過去年度總結是員工對領導和HR單方面的匯報，寫好上交就算完成了。現在，許多單位的年度總結已經轉變了這種單壹的功能，而成為年底大家工作交流的壹種工具。圖文並茂的PPT除了敘述工作業績以外，同時也展示出述職人的創意思維和策劃能力。
三、讓數據說話
壹份好的年度總結，壹篇有說服力的述職報告不是流於形式，大話滿篇，空洞浮躁，而是將每項業績陳述具體、到位、客觀，盡量量化，並與年初訂立的目標進行對照，在實際、可量的業績基礎上給自己壹個客觀公正的評價。定性的敘述必不可少，但定量的指標完成情況更便於領導和HR作為年度考核的依據。