情況說明這樣寫，格式如下：
1、“標題”居中，壹般用方正小標宋二號字體。某某事件的情況說明。
2、“稱呼”頂行不空格，標題與稱呼之間空壹行。指妳這個情況對誰說明。
3、“正文”首行縮兩字符，把事情情況說清楚。
4、總結正文內容，也是首行縮兩字符。
5、必有項，也是首行空兩字符，例如“特此說明”等字樣。
6、落款項，須蓋章的則前空三行，不蓋章的則前空兩行，第壹排註明單位或個人姓名，靠右空兩字符對齊。第二排註明時間，靠右空四字符對齊。此項不能單獨放在壹頁上面，要有正文文字在同壹頁面上。